Was ist ein Projektplan? Was nützt ein Projektplan?

Ein Projekt dient dazu folgende Dimensionen unter Kontrolle zu halten:

  • Ziel
  • Zeit
  • Geld
  • Qualität (in Abhängigkeit von den Zielen)

Die erste Frage im Projekt ist: Warum? Vor dem ersten Schritt sollten Sie sich ggf. fragen warum Sie das Projekt überhaupt durchführen möchten? Ein Projekt sollte einen klaren Nutzen haben. Analysieren Sie genau was der Nutzen des Projekts ist und welche Auswirkungen es haben soll/wird. Ebenso wichtig sind Gedanken zum Projektkontext. Wie ist die Ausgangssituation? Vielleicht hilft eine SWOT-Analyse. Hat Ihr Projekt einen positiven Business Case?

Schritt 1.

Vom Ende denken.

Der wichtigste Schritt in einem Projekt ist eine klare Vorstellung davon was am Ende rauskommt. Dieses Endprodukt sollte so konkret wie möglich beschrieben sein. Es reicht nicht aus eine grobe Vorstellung davon zu haben wo es ungefähr hingehen soll. Umso klarer, detaillierter und präziser festgehalten ist wie das Endprodukt aussieht, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass es auch erreicht wird.  

  • Schreiben Sie eine Liste mit Eigenschaften die das Endprodukt haben soll. Dies sichert die Qualität des Ergebnisses.

Schritt 2.

Produktstrukturplan.

Projektstrukturpläne helfen das detailliert beschriebene Projekt Endprodukt weiter und detaillierter zu definieren. In diesem Schritt werden die wichtigen Produkte oder Teilschritte identifiziert, die zur Erstellung des Endprodukts nötig sind. Prüfen Sie ob Sie an alles gedacht haben und überführen Sie die einzelnen Produkte oder Aufgaben in eine zeitliche Abfolge.

Schritt 3.

Zeitplan/Meilensteine

Meilensteine oder auch Stop-or-go Punkte helfen den Projektfortschritt zu kontrollieren und Umfang und Kosten unter Kontrolle zu halten. Definieren Sie an markanten Stellen Meilensteine, an denen Sie den Projektfortschritt prüfen. Dies könnte z.B. die Fertigstellung eines Produktes sein. Die Meilensteine sollten mit “Phasen des Projekt“ übereinstimmen.

Schritt 4

Personen

Unabdingbar dafür, dass Sie Qualität, Zeit und Kosten unter Kontrolle halten ist eine genau Analyse wer an Ihrem Projekt beteiligt ist. Sowohl direkt als auch indirekt. Wer ist z.B. nicht beteiligt, aber betroffen oder beeinflusst. Identifizieren Sie:

  • Kunde intern extern
  • Projektauftraggeber
  • Projektmanager
  • Projektteammitglieder
  • sonstige Projektbeteiligte

Schritt 5

Kosten

Zu einer Aufwand Kalkulation und Planung gehört nicht nur Geld. Analysieren Sie alle Kosten:

  • Personal
  • Finanzen
  • Material

Aktualisieren und prüfen Sie an den Meilensteinen immer wieder den Business Case, ob sich das Projekt noch lohnt.

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