Diese Frage bewegt mich nicht nur als Projektmanager, sondern sie wird mir auch immer wieder mal gestellt. Die einfache Antwort: Projektmanagement ist kein Zauberwerk, sondern etwas, was jeder aus seinem Alltag kennt.

Durch die Betrachtung einer Alltagssituation aus der Sicht eines Projektmanagers wird deutlich, dass jeder von uns regelmäßig unbewusst erfolgreiches Projektmanagement betreibt. Die Planungsschritte aus dem Privatleben lassen sich auf das unternehmerische Projekt übertragen und vice versa. 

Stellen Sie sich einmal vor, Sie möchten mit Freunden gemeinsam grillen. Der Weg zu einer erfolgreichen Grillparty ist mit denselben 6 Arbeitsschritten verbunden wie für ein erfolgreiches Projekt.

Als erstes machen Sie analog zum Projektmanagement eine Anforderungsanalyse und überlegen sich Alternativen:

  • Wie bekommen wir eine gelungene Grillparty hin?
  • Grillen wir Fleisch oder Fisch?
  • Wie soll gegrillt werden? Gas, Kohle oder Elektro?
  • Wer kommt zu der Party?

Der zweite Schritt ist wie im Projektmanagement eine GAP Analyse, Nutzerbefragung und Analyse der Altsysteme:

  • Sie schauen nach Ihrer Grillausstattung.
  • Der Grillrost ist noch dreckig und muss geschrubbt werden.
  • Beim letzten Mal sind ein paar Teller zu Bruch gegangen.
  • Sie rufen Ihre Freunde an und laden Sie ein, dabei bekommen Sie gleich Feedback.
  • “Beim letzten Mal gab es doch den leckeren Salat, können wir den wieder machen?”
  • “Soll ich noch einen zweiten Grill mitbringen? Letztes Mal hat es mit einem Grill so lange gedauert.”
  • “Kann ich noch Freunde von mir mitbringen? Die würden super in die Runde passen!”

Im dritten Schritt erfolgt im Projektmanagement die Ableitung eines Geschäftsszenarios inklusive Handlungsalternativen:

  • Sie schicken ihren Freunden eine Nachricht, in der Sie alle Absprachen und wichtigen Informationen nochmals zusammengefaßt haben.
  • Falls der Grillabend ausfallen sollte schlagen Sie alternativ einen Kinoabend vor.
  • Es werden Burger gegrillt und dazu gibt es Kartoffelsalat.
  • Sie bitten Ihre Freunde um eine kurze Bestätigung.

Schritt vier der Grillparty hat im Projektmanagement die Festlegung des Budget- und Zeitbedarfs als Äquivalent:

  • Sie haben die Zusagen Ihrer Freunde erhalten. Damit läßt sich die Einkaufsliste erstellen.
  • An den Zusagen können Sie auch abschätzen, wann das Angrillen losgeht und wie lange die Party dauern wird.
  • Jetzt können Sie einkaufen gehen, mit genügend Zeit- und Geldreserven.
  • Falls das Grillen nicht gelingt haben Sie als Risikopuffer auch noch etwas Geld für den Pizzaboten da.

Im fünften Schritt legen Sie die Rollen im Projektteam fest und starten die Produkterstellung:

  • Horst macht die besten Burger, aber Horst kann nur bis 20 Uhr.
  • Keiner macht Kartoffelsalat so wie Melanie.
  • Die übrigen decken die Tische ein.
  • Es wird angegrillt.

Der sechste und letzte Schritt von Party wie Projekt ist die Überwachung der vereinbarten Regelungen bis zum Abschluss der Produktlieferung:

  • Beim Grillen gibt es nur einen Grillmeister.
  • Oma’s Porzellan wird nicht benutzt.
  • Die neuen Ketchupflaschen bleiben zu bis die alten leer sind.
  • Wenn jemand was nicht findet, fragt er Sie anstatt die Schränke zu durchwühlen. 
  • Vielleicht schauen alle diesmal zu wie Horst die Burger so gut hinbekommt.

Sie sehen die Grundlagen für eine erfolgreiche Grillparty unterscheiden sich nicht viel von denen eines IT- Projektes. Mit sechs kleinen Schritten schaffen Sie eine Organisationsgrundlage die zum Erfolg führt, am Grill und im Projekt. 

Kommunikation und Zusammenarbeit sind wichtige Erfolgsfaktoren. Daher beziehen Sie Team und Steakholder von Anfang an in die Planung ein.  Legen Sie das Ziel fest und planen Sie Lösungsalternativen. Entscheiden Sie den Lösungsweg und benennen Sie Verantwortliche. Prüfen Sie welche Ressourcen vorhanden sind und was zusätzlich benötigt wird für Ihr Ziel. Wagen Sie und setzen Sie um. Falls etwas nicht klappt, lernen Sie aus Fehlern.

Wir unterstützen Sie bei Ihrem Projekt mit Erfahrung und Fachwissen. Kontaktieren Sie uns für Ihr Projekt – Assessment.