Womit verschwenden Sie Ihre Zeit bei der Arbeit, wenn Sie nicht gerade wirklich konzentriert und effektiv arbeiten?

Wir bei epco möchten uns mit Ihnen die 7 größten Zeitdiebe mal etwas genauer anschauen.

Oftmals ist man sich ja gar nicht bewusst, wo die Zeit eigentlich bleibt. Aber hin und wieder fragt man sich dann schon am Ende des Tages: Warum habe ich heute dies oder jenes nicht erledigt bekommen? Wo ist die Zeit schon wieder hin? Ist der Tag schon wieder vorbei? Warum ist mir das untergegangen? Oft sind wir ja der Meinung, da es nur mal hier ein kurzes Gespräch ist und da eine kurze Privatnachricht, die kurze Unterhaltung mit dem Kollegen oder der Chef, der einen sprechen möchte oder man ist einfach unkonzentriert. Aber in Summe sind das ganz schön viele Faktoren, die, wenn man sie alle berücksichtigt und im Auge behält, Ihnen echte Lebenszeit zurückgeben. Wenn Sie sich der Zeitdiebe in Ihrem Alltag bewusst sind, werden Sie Situationen anders angehen oder sich dabei ertappen, an diesen Artikel zurück zu denken und das ein oder andere Gespräch oder die ein oder andere Ablenkung kürzer zu gestalten. Denn…Zeitmanagement kann man lernen!

Zeitdieb 1: Kunden, Kollegen, Chef

Ja, Sie haben richtig gelesen (auch der Chef kann einem manchmal Zeit stehlen)! Denn es ist zwar falsch, den Fehler immer bei anderen zu suchen, aber trotzdem ist es in der Arbeitswelt doch oft so, dass Kunden, Kollegen oder auch Chefs einem wertvolle Zeit stehlen.
Versetzen Sie sich in folgende Situation: Sie haben ihre Aufgaben für den Tag strukturiert, einen klaren Plan was Sie wann machen wollen und bei welchem Ziel Sie am Ende des Tages stehen wollen, dann kommt der Chef! Sei es mit einem Gespräch, mit einer neuen Aufgabe, o.Ä. Das war nicht in Ihrem Zeitplan vorgesehen. Und schon hat sich der fiese Zeitdieb eingeschlichen.
Zweite Situation: Sie betreuen einen anspruchsvollen Kunden. Immer wenn Sie ihm eine Email beantworten, schreibt er 3 Emails mit neuen Fragen zurück. Auch hier lauert der Zeitdieb. Natürlich wollen Sie den Kunden zufrieden stellen, aber er solle nicht Ihren Tag bestimmen.
Dritte Situation: Die nette Kollegin hat Kuchen gebacken und kommt auf diese Weise mit Ihnen ins Gespräch. Eine tolle Situation, lieb gemeint von der Kollegin, eventuell auch hilfreich für das Betriebsklima. Aber auch ein Zeitdieb, da auch sie nicht eingeplant war.
Was können Sie also tun?
Setzen Sie sich klare Regeln und kommunizieren Sie diese. Planen Sie für ähnliche Situationen, wie die gerade beschriebenen, Zeitreserven ein.

Zeitdieb 2: Ablenkung

Wer kennt es nicht? Da brummt das Handy auf dem Tisch. Ein Freund hat einen neuen Status hochgeladen. In der Kaffeeküche wird der neueste Tratsch ausgetauscht und der Gang über den Flur wird zur Flaniermeile genutzt. Alles nicht verwerflich. Aber aus ein paar vermeintlichen Minuten wird so sehr schnell ein Batzen Zeit, der effektiver hätte genutzt werden können.
Was da hilft? Es klingt nicht schön, packt aber das Problem beim Schopf: Disziplin.
Nutzen Sie ihre fixen Zeiten (wie die Mittagspause), um dort gesammelt alle erhaltenen Chatnachrichten zu beantworten und an den Tratsch – Gesprächen teilzunehmen.

Zeitdieb 3: Emails

Auch in Ihrem Postfach nistet sich der Zeitdieb gerne ein. Und das nicht einmal unerheblich. Wer kennt es nicht? Man kommt Montags ins Büro und das Postfach ist geflutet mit Mails. Die Aufarbeitung dauert gefühlt ewig und dann kommen im laufenden Tagesgeschäft immer neue Mails dazu.
Was können Sie tun? Um nicht ständig von der aktuellen Tätigkeit abgehalten zu werden, setzen Sie sich am besten fixe Uhrzeiten am Tag, in denen Sie Emails lesen und beantworten. Das kann z.B. ein Zeitpunkt am Vormittag und einer am Nachmittag sein. So kann die restliche Zeit des Tages zur effektiven Arbeit genutzt werden.

Zeitdieb 4: Hilfsbereitschaft

Ja, wir alle wollen nett sein. Wir wollen der super Kollege sein, der dem Kollegen hier hilft und dem Azubi dort und alles tut, was der Chef ihm sagt. Fakt ist, das ist nicht immer möglich, denn auch hier gilt: Das Maß ist das Ziel. Man muss nicht zu allem ja sagen!
Das kann man auch nicht. Denn das endet nicht nur mit Zeitverlust, sondern auch mit Stress und Erschöpfung. Beides führt wiederum zu noch mehr Zeitverlust.
Lernen Sie auch mal NEIN zu sagen.

Zeitdieb 5: Perfektionismus

Perfekt sein wäre schön! Wer möchte das nicht? So rennen wir mit zu hohen Erwartungen und Ansprüchen durch unseren Berufsalltag und verrennen uns. Denn so perfekt wie wir sein wollen, schaffen wir es selten zu sein. Und so verplempern wir wertvolle Zeit, hier noch etwas zu optimieren und da noch etwas zu basteln. Das artet dann aus.
Lassen Sie auch mal fünfe gerade sein und sprechen Sie sich selbst zu, dass Ihre Arbeit so gut genug ist. Es ist auch alles eine Frage des Mind-Set: Wenn Sie daran glauben, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass die anderen es auch tun!

Zeitdieb 6: Unkonzentriertheit

Sie kennen das: Der Vortrag soll heute noch fertig werden, aber Ihre Gedanken schweifen immer wieder ab. Sei es zu dem komplizierten Kunden, der Anfrage des Chefs, dem bevorstehenden Wochenende oder der Urlaubsplanung. Der Möglichkeiten sind viele. Dadurch kommen Sie nicht vom Fleck und am Ende des Tages ist das Ziel, den Vortrag heute fertig zu haben, nicht erreicht.
Woran liegt das? Das Gehirn braucht regelmäßig eine Pause, regelmäßig frische Luft und Bewegung ist genauso wichtig. Denn abschweifende Gedanken sind oft ein Anzeichen von Überarbeitung. Erschöpft ist niemand leistungsfähig. Gönnen Sie sich Pausen.

Zeitdieb 7: Prokrastination

Was für ein schöner Fachbegriff! Kannten Sie ihn schon? Wir wetten mit Ihnen, Sie werden ihn ab jetzt nicht mehr vergessen! “Aufschieberitis”, wer kennt das nicht? Das erledige ich morgen! Das hat noch Zeit! Das mache in ein anderes Mal! Da kümmert sich, wenn ich lang genug warte, jemand anders drum! Stop, vermeiden Sie ein solches Verhalten! Priorisieren Sie Ihre Aufgaben und setzen sich Deadlines dafür. Wenn Sie diese einhalten, müssen Sie nicht mühselige 50 vermeintlich kleine aufgeschobene To-Dos auf einmal abarbeiten.

Was nutzt uns das? Nicht umsonst gilt das Sprichwort: Zeit ist Geld! Denn Zeit ist eine Ressource, die mit Bedacht eingesetzt werden sollte. Sinnvoll eingesetzt hat sie eine große Macht und vermag viel zu leisten. Vor allem verringert der sinnvolle Einsatz von Zeit Ihren Stress erheblich. Und das empfinden wir bei epco und Sie wahrscheinlich auch nicht als vollkommen unerheblich. Ohne Stress geht das Leben leichter. Wenn Ihnen also wieder einmal einer dieser kleinen Zeitdiebe unterkommt, denken Sie daran: Wenn Sie unachtsam mit Ihrer Zeit umgehen, verplempern sie kostbare LEBENSZEIT!

Wir bei epco wünschen uns für Sie sinnvoll genutzte Lebenszeit! Probieren Sie es aus! Wir freuen uns von Ihnen zu hören, ob die vorgestellten Tipps für Sie funktionieren.
Alternativ profitieren Sie von unserem umfangreichen Erfahrungsschatz als Projektkoordinatoren und Planer.

Es grüßt Sie herzlich Ihre Isabel Hollweck vom Team der epco.