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Was haben eine Atombombe, Konfetti und Projektmanagement gemeinsam?

Gerade zu Beginn eines Projektes sehen sich Projektmanager oft mit Planungsproblemen konfrontiert. Die Datenlage ist dünn, trotzdem müssen weitreichende Entscheidungen in den Projektplan einfließen. Ziele müssen definiert werden, Eintrittswahrscheinlichkeiten berücksichtigt und Mittel zugewiesen werden. Das alles noch unter Zeitdruck und mit erheblichen Erwartungshaltungen. Zeit noch einmal wichtige Informationen einzuholen ist daher nicht gegeben. Dann hilft oftmals nur noch ein Problem gut abschätzen zu können und zu überschlagen, was die Folgen sein könnten. Enrico Fermi war ein Meister darin auch auf Basis unzureichender Informationen schnell erstaunlich akkurate Einschätzungen für ein Problem liefern zu können.

Enrico Fermi wurde am 29. September 1901 in Rom geboren und starb am 28. November 1954 in Chicago. Er war einer der bedeutendsten Kernphysiker des 20. Jahrhunderts. Er leistete enorme theoretische und praktische Beiträge zur Erforschung der Kernspaltung. Ihm gelang es unter anderem als Erster eine kritische Kernspaltungskettenreaktion mittels des Kernreaktor Chicago Pile No. 1 aufzubauen. 1938 erhielt er den Nobelpreis für Physik für seine Arbeit. Er war einer der führenden Köpfe des Manhattan Projekts, der amerikanischen Kernwaffen-Forschung während des 2. Weltkrieg.

Während des Tests der ersten Atombombe schätze Fermi nur mithilfe einiger Papierschnipsel, die er in die Luft warf, die Sprengkraft der Bombe auf ca. 10 Kilotonnen TNT. Er beobachtete einfach wie weit die Druckwelle das Papier wegwehte und schätzte auf dieser Basis die Sprengkraft schneller als jeder Sensor. Die tatsächliche Sprengkraft lag dann ca. zwischen 18 und 20 Kilotonnen TNT. Nicht schlecht dafür das es die erste nukleare Explosion in der Menschheitsgeschichte war!

Teilen und verstehen

Erstaunlich denken Sie? Keineswegs. Das Fermi Problem ist eine quantitative Abschätzung für ein Problem, zu dem zunächst praktisch keine Daten verfügbar sind. Grundlagen für eine sinnvolle Abschätzung sind ein gutes Allgemeinwissen und gesunder Menschenverstand. Das vorhandene Vorwissen wird im Rahmen der Methode zunächst quantifiziert und die getroffenen Annahmen als begründet verifiziert.

Stufenweise wird dann mittels Unterteilung in Teilprobleme ein Gesamtergebnis gebildet und schrittweise verfeinert. Auf diese Weise werden dann die mangelnden Erfahrungswerte für das Gesamtproblem kompensiert, da die Teilprobleme beherrschbarer sind.

Das erzielte Ergebnis ist aus den Gründen recht genau, da man zum einen die Teilprobleme recht gut kennt und diese sich nahe an den tatsächlichen Werten befinden. Weiterhin vermeidet man durch die Vorgehensweise systematische Fehler. Abschätzungsfehler dagegen heben sich meist gegenseitig auf, d. h. ein zu großer Wert wird durch einen zu kleinen Wert aufgehoben. Zusätzlich wird durch die Methode der Blick geschärft auf die Bausteine, die man sich genauer anschauen sollte, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Ein Beispiel - Support Anfragen und das Fermi Problem

Noch ein Beispiel aus der Projektmanagement-Praxis gefällig? Stellen Sie sich vor Sie werden als Projektmanager in ein IT-Projekt im Bereich IT Support berufen. Wie viele IT-Supports braucht ein mittelständisches Unternehmen, damit der Betrieb sichergestellt werden kann.

Gehen wir vonder folgenden Annahme hinsichtlich der Angestellten aus:

1. Das Unternehmen hat 5.300 Angestellte.

2. Pro Woche stellt jeder Angestellte 5 IT Support Anfragen.

3. Ein Jahr hat 53 Kalenderwochen.

4. (5.300 Angestellte * 5 IT Anfragen)* 53 Kalenderwochen = 1.404.500 Supportanfragen im Jahr

Unsere zweite Annahme betrifft den “Support”:

1. Ein Support arbeitet 8 Stunden am Tag.

2. 261 Arbeitstage (ohne Samstage und Sonntage) im Jahr (261 Tage abzüglich 24 Tage Urlaub und 6 Tage Krankheit).

3. Für die Bearbeitung einer Supportanfrage braucht ein Support im Schnitt 2 Stunden Arbeitszeit.

4. (8 Stunden pro Tag / 2 Stunden pro Anfrage) * (261 Arbeitstage – 24 Tage Urlaub – 5 Tage Krankheit) = 1 IT Support bearbeitet 928 Supportanfragen pro Jahr

Unser Ergebnis lautet: 

1.404.500 Supportanfragen / 928 bearbeitete Anfragen pro Supporter pro Jahr = geschätzt würden 1.513 IT Supporter benötigt um alle Anfragen zeitnah zu bearbeiten

Was kann man nun mit dieser ersten Einschätzung machen?

Offensichtlich sollte etwas am IT-Support getan werden. Mit dieser ersten Abschätzung kann der Projektmanager verschiedene Dinge tun. Beispielsweise einschätzen ob weitere Supports eingestellt werden müssen, oder ob die Auslagerung des IT-Supports wirtschaftlich sinnvoll wäre. Oder die Supportanfragen werden nach Dringlichkeit priorisiert, ITIL lässt grüßen. Vielleicht sollte auch darüber nachgedacht werden die fehleranfälligen IT-Strukturen zu modernisieren oder die Mitarbeiter besser in der Anwendung geschult werden? Sofort hat der Projektmanager viele neue Aspekte und Teilprobleme im Blick. Zusätzlich verfügt der Projektmanager nun über eine erste Grundlage, um mögliche Maßnahmen im Projekt auf Erfolg zu prüfen.

Sie sehen mit der Fermi Problematik lässt sich schnell und effektiv eine Basis schaffen um Probleme zu quantifizieren und aufzugliedern. Gerade zum Start eines Projektes eine sehr hilfreiche Methodik. Aber auch zwischendurch wenn es mal wieder klemmt und eine schnelle Entscheidungsgrundlage her muss. Probieren Sie es doch mal aus! Wenn es trotzdem nicht klappt im Projekt, helfen wir von der epco Ihnen gerne mit unserer Expertise weiter. Senden Sie einfach eine Mail an info@epco.de.

Mit besten Grüßen

Arndt Fritzen

Das kennen Sie sicher, eigentlich wollten Sie noch schnell eine Kleinigkeit erledigen, die Ihnen persönlich wichtig war. Aber dann waren da auf einmal die wirklich wichtigen Dinge, die Ihre volle Aufmerksamkeit erforderten. Der Rest ging unter.

Genau das ist uns mit dem geplanten kurzen Social Media Post bezüglich unserer Teilnahme am der Tag der offenen Tür der FHDW Bergisch Gladbach am 28. September 2019 passiert. Wir hätten das ganze jetzt Ende Oktober auch unter den Tisch fallen lassen können, das ist aber nicht die Art der epco. Als Nutzenstifter finden wir immer eine Möglichkeit, aus dem Gegebenen mit Überlegung und Einsatz etwas mit Mehrwert zu erschaffen. Auch wenn es etwas mehr Zeit braucht. Daher nutzen wir die Chance, unserer Zusammenarbeit mit der FHDW einen Blogpost zu widmen.

Diese Zusammenarbeit beruht auf einem gemeinsamen Ziel. Vorhandenes Potenzial im Menschen zu entdecken und entwickeln. Wir haben die FHDW dabei als wertvollen und zuverlässigen Partner bei der Ausbildung zukünftiger Fachkräften schätzen gelernt. Die Ausbildung junger Menschen ist Herausforderung und Notwendigkeit zugleich. Denn der langfristige Erfolg des Wirtschafts- und Forschungsstandortes Deutschlands liegt in den Händen gut ausgebildeter junger Menschen.

Unsere Teilnahme am Tag der offenen Tür der FHDW war daher wieder ein wichtiger Punkt in unserem Terminkalender. Seit 2017 sind wir jedes Jahr dabei mit unserem Stand. Immer an der gleichen Stelle und bestens unterstützt vonseiten der FHDW. Dann halten wir die Augen offen nach dem IT-Berater der Zukunft den wir im Rahmen eines dualen Studiums ausbilden möchten. Wir haben unsere drei dualen Studenten auf diese Weise entdeckt und mögen Sie aufgrund Ihres Engagements und Einsatzes schon jetzt nicht mehr missen.

Wir freuen uns schon jetzt wieder darauf, im Frühjahr 2020 interessante junge Menschen zu treffen. Ihnen unser Unternehmen vorzustellen, ihre Begeisterung für den Job des IT-Consultants zu wecken und allgemein gemeinsam spannende Konversationen zu führen.

In dem Sinne – wir sehen uns nächstes Jahr im Frühjahr am Tag der offenen Tür!

Mit besten Grüßen aus dem schönen Rösrath,

Arndt Fritzen

Sind Sie an einer Zusammenarbeit mit uns interessiert? Dann Senden Sie eine Mail an info@epco.de.

Den eigenen Tag effizienter nutzen

Wir bei epco stellen Ihnen heute die ALPEN Methode vor:

Die Methode optimiert das Zeitmanagement mit 5 einfachen Schritten

1. Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren

2. Länge schätzen

3. Pufferzeiten einplanen

4. Entscheidungen treffen

5. Nachkontrolle

Welchen Nutzen habe ich mit der Alpen-Methode?

Durch dieses Vorgehen wird eine Sammlung der Aufgaben, eine realistische Zeitplanung, Planung von Puffern, Priorisierung und Optimierung in einem einfachen Prozess durchgeführt. Durch wenig Aufwand erhalten Sie mehr Struktur in Ihren täglichen Arbeitspaketen.

Ablauf der Alpen-Methode

1. Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren

Notieren Sie alle Aufgaben unsortiert in einer To Do Liste

1. Länge schätzen

Schätzen Sie den Aufwand für jede Aufgabe. Beachten Sie hier auch ungeplante Zeitaufwände wie z. B. An- und Abfahrtszeiten oder mögliche Wartezeiten. Setzen Sie sich pro Aufgabe ein realistisches Zeitlimit und setzen Sie Ihre Fristen mit genauen Uhrzeiten.

1. Pufferzeiten einplanen

Planen Sie nur 60% des Tages! 40 Prozent benötigen Sie für Ungeplantes. Sollte der Puffer benötigt werden, können Sie eine der anderen Aufgaben, die für einen späteren Zeitpunkt geplant sind, aus der To Do Liste vorziehen. 

1. Entscheidungen treffen

Priorisieren und Terminieren Sie die Aufgaben. Planen Sie in welchem exakten Zeitraum welche Aufgabe stattfinden soll. 

1. Nachkontrolle

Prüfen Sie, ob der Plan aufgegangen ist. Lernen Sie aus Ihren möglichen Fehleinschätzungen der Bearbeitungszeiten und nutzen Sie die Erkenntnis für die nächste Planung. Übertragen Sie nicht erledigte Punkte in die To Do Liste und planen Sie einen neuen Termin

Einsatz im Projektmanagement/Anwendungsbeispiel

Der Projektmanager nutzt die Methode zur Planung der Arbeitspakete für den jeweiligen Tag.

Vorteile/Nachteile der Alpen-Methode

Vorteil

Die Alpenmethode ist leicht und zügig umsetzbar. Ebenso ist sie leicht zu merken. 

Durch die Methode fällt es leichter, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und diese zielführender umzusetzen.

Nachteil

Die Abhängigkeit der Aufgaben zueinander werden nur rudimentär betrachtet.

Wir bei epco nutzen diese Methode um strukturiert und ohne großen Zeitaufwand unsere To Do’s zu priorisieren und zu terminieren.

Probieren Sie es aus und lassen uns gerne wissen, mit welchem Erfolg Sie die Alpen-Methode umgesetzt haben. Senden Sie eine Mail an info@epco.de oder schreiben Sie uns einen Kommentar.

Wir freuen uns darauf!

Entscheidungen zu treffen ist eine Herausforderung, die uns alle täglich betrifft. Geschäftlich wie im Privatleben. Bei Entscheidungen spielen unterschiedlichste Faktoren eine Rolle; harte Fakten kollidieren mit Emotionen. Sehr viele Faktoren müssen berücksichtigt und abgewogen werden. 

Das macht es für uns schwierig, strukturiert zu entscheiden, welche die richtige Option unter allen sich bietenden Möglichkeiten ist. Die 10-10-10 Methode liefert hier eine Hilfestellung. Diese Methode ist in der amerikanischen Geschäftswelt ziemlich populär. Auch bei uns in Deutschland kommt sie immer mehr zum Einsatz. 

Leicht in der Anwendung kann man jede Entscheidung unter Einbeziehung der objektiven und subjektiven Faktoren abwägen. Dies erfolgt in 4 Schritten:

1. Fassen Sie die Problemstellung möglichst genau in einer Frage zusammen.

„Soll ich den Kundenauftrag annehmen, obwohl ich Zweifel an der Machbarkeit habe?“

2. Sammeln Sie alle notwendigen Informationen, die Sie zur Entscheidungsfindung brauchen.

„Meine Auftragsbücher sind derzeit gut gefüllt.“

„Der Kunde ist seit 4 Jahren ein Stammkunde“

„Wenn ich den Auftrag nicht in meiner üblichen Qualität erfüllen kann, leidet meine geschäftliche Reputation.“

3. Überlegen Sie sich Antworten darauf, welche Auswirkung eine Entscheidung in 10 Minuten, 10 Monaten und 10 Jahren haben wird. Sie können auch ruhig andere Zeiteinheiten verwenden. Wichtig sit, Sie verdeutlichen sich welche kurzfristigen, mittelfristigen und langfristigen Auswirkungen eine Entscheidung haben könnte.

Kurzfristig: 

„10 Minuten nachdem Sie dem Kunden zugesagt haben, wird dieser wahrscheinlich erfreut sein! Bisher hatte er keinen Wettbewerber gefunden, der die Aufgabe für machbar hielt.“

„10 Minuten nachdem Sie dem Kunden abgesagt haben, ist dieser wahrscheinlich enttäuscht! Aber aufgrund der langjährigen Beziehungen gehen Sie davon aus, dass sich das nicht nachhaltig auf die Geschäftsbeziehung auswirken wird!“

Mittelfristig:

„10 Monate nachdem Sie dem Kunden zugesagt haben, wird deutlich, dass der Kundenauftrag so nicht realisierbar ist. Nur mit erheblichen Anpassungen und Mehrkosten konnten Sie den Auftrag erfüllen. Der Kunde ist äußerst enttäuscht und verärgert über diese Entwicklung. Weitere Aufträge hat der Kunde erstmal nicht platziert.“

„10 Monate nachdem Sie dem Kunden abgesagt haben, meldet sich dieser. Der Wettbewerber, dem er den Auftrag stattdessen vergeben hat, konnte diesen nicht zufriedenstellend erfüllen. Ihrem Kunden sind erhebliche Mehrkosten entstanden. Er gibt zu, enttäuscht von Ihrer Absage gewesen zu sein, gesteht aber auch ein, besser auf Ihre Expertise gehört zu haben. Er platziert einen neuen Auftrag bei Ihnen.“

Langfristig:

„10 Jahre nachdem Sie den Auftrag für den Kunden nicht zufriedenstellend regeln konnten, hat sich die Lage einigermaßen normalisiert. Über den Vorfall wird nicht mehr geredet. Der Kunde platziert regelmäßige Aufträge bei Ihnen. Aber die wirklich komplexen Projekte traut er Ihnen nicht zu. Ein gewisser Vertrauensverlust ist geblieben.“

„10 Jahre nachdem Sie den Auftrag des Kunden abgelehnt hatten, ist die Lage wie immer. Über die Absage von damals wird nicht mehr geredet. Der Kunde platziert regelmäßig Aufträge bei Ihnen. Man traut Ihnen auch komplexe Aufgaben zu“

4. Jetzt gleichen Sie die Antworten mit Ihren Werten, Überzeugungen, Wünschen, Plänen und Träumen ab. Entscheiden Sie sich für die Antwort, so Sie die größten Schnittmenge sehen. 

„Sie lehnen den Kundenauftrag ab. Weil Sie nicht dringend darauf angewiesen sind und einen Ansehensverlust beim Kunden befürchten.“

Sie können die Methode für jede Entscheidung, der Sie sich gegenüber sehen, verwenden. Der Nutzen ist zweifach. Einmal haben Sie alle für Sie wichtigen Informationen und Aspekte berücksichtigt. Zweitens haben Sie Ihre persönlichen emotionalen Bedürfnisse mit der Entscheidung abgeglichen.

Die Methode 10-10-10 ist kein Garant dafür, das Richtige zu tun. Sie finden aber leichter zu einer strukturierten, nachhaltigen Entscheidung, blenden impulsives Verhalten aus und rationalisieren Ihre Emotionen. Manchmal hilft auch eine gute Beratung weiter. Diese finden Sie bei uns, nehmen Sie Kontakt auf für ein kostenfreies Erstgespräch unter info@epco.de oder per Telefon +49(0)2205736910.

Wie hilft Google Adwords Ihnen dabei, neue Kunden zu gewinnen?

Die Ausgangslage: Ein potenzieller Kunde aus Ihrer Region hat ein Problem und sucht nach der Lösung. Sie bieten die Lösung an und könnten ihm helfen. Wie findet der zukünftige Kunde Sie? Im besten Fall kennt der Kunde Ihr Unternehmen, Ihre Produkte, Ihre Dienstleistungen und findet Sie über Karten-, Branchen- oder Suchdienste. Wenn das allerdings nicht der Fall ist, bieten die Google Anzeigen eine gute Möglichkeit, sich in die Köpfe Ihrer Kunden zu bringen:

1. Sie bestimmen, bei welcher Suchanfrage Ihre Anzeigen geschaltet werden, das heißt der potenzielle Kunde sieht die Anzeige in dem Moment, in dem er nach der Lösung sucht, die Sie anbieten – wozu Geld verwenden mit Werbung für Produkte, die derjenige gar nicht braucht, zu einem Zeitpunkt, zu dem er andere Dinge im Kopf hat?

2. Sie bezahlen nur dann, wenn jemand tatsächlich auf die Anzeige klickt – warum sollten Sie für Anzeigenschaltung zahlen, die nicht wahrgenommen wird?

3. Sie können eingrenzen, bei wem die Anzeige erscheint – wozu Geld verwenden mit Anzeigen, die an Menschen ausgeliefert werden, die zu weit weg wohnen, um Ihre Produkte und Dienstleistungen kaufen zu können?

Online Anzeigen im Vergleich mit Print-Anzeigen im lokalen Anzeigenblatt

Welche Vorteile bietet die jeweilige Variante und was sind die Nachteile?

Budget

Eine Anzeige in einem lokalen Anzeigenblatt mit einer Auflage von etwa 60 000 kostet Sie einen vierstelligen Betrag. Unabhängig davon, wie erfolgreich die Anzeigenkampagne sein wird, das Geld ist weg.

In Google AdWords legen Sie ein Tagesbudget fest, das Sie jederzeit ändern können. Starten Sie zum Beispiel mit 2€ pro Tag und reagieren spontan darauf, wie sich die Kampagne entwickelt.

Ausrichtung - die richtigen Leute erreichen

Mit den Anzeigen in der Zeitung erreichen Sie die Menschen in dem Einzugsgebiet Ihres Unternehmens. Sowohl die, die Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung benötigen, als auch die, die nicht an Ihrem Angebot interessiert sind. Beispielsweise machen Sie Werbung für Frauenschuhe – Männer werden darauf kaum reagieren. Sie machen Werbung für Fußballschuhe, auch bei denen, die kein Fußball spielen. Der Streuverlust ist höher als bei Online-Anzeigen.

Bei den Anzeigen im Suchnetzwerk können Sie einstellen, dass Ihre Anzeigen dann erscheint, wenn jemand nach „Frauenschuhe kaufen“ sucht; die Wahrscheinlichkeit ist äußerst hoch, dass sich der potenzielle Kunde für Frauenschuhe interessiert, die Sie anbieten.

Die richtigen Leute zum richtigen Zeitpunkt

Die Zeitung landet im Briefkasten der potenziellen Kunden. Vielleicht haben sie Zeit und Lust darauf, sich diese anzuschauen. Vielleicht haben sie zu diesem Zeitpunkt den Kopf dafür die Lösung für ein Problem zu finden, bei dem Sie helfen können. 

Die Anzeige erscheint genau zu dem Zeitpunkt, zu dem der potenzielle Kunde sich mit dem Thema auseinandersetzt. Sie sagen „hier“, wenn der Kunde fragt „Wer hat die Lösung für mein Problem?“.

Flexibilität der Anzeigen

Bei Print haben Sie mehr Möglichkeiten an Formaten und Inhalt als bei den Testanzeigen von Google AdWords im Suchnetzwerk. Für eine Kampagne haben Sie einen Versuch, eine Variante. 

Es gibt genaue Vorgaben für den Aufbau der Google AdWords Textanzeige: Eine Überschrift, ein Link, zwei Zeilen Beschreibung. Die Zeichen pro Überschrift, Beschreibung und Link sind ebenfalls begrenzt. Dadurch ist der Gestaltungsspielraum kleiner, eine Anzeige aber auch schnell erstellt. Darüber hinaus lassen sich mehrere Anzeigen erstellen. Diese werden automatisch getestet und mit der Zeit werden die besten Varianten angezeigt.

Spezialisierung

Eine Spezialisierung ist bei Print-Anzeigen kaum möglich, ohne, dass die Profitabilität darunter leidet. Der Streuverlust wird zu groß.

In Google AdWords können Sie sehr spezielle Anzeigen schalten, sodass jemand, der nach „roten Damenschuhen von Hersteller XYZ“ eine Anzeige sieht, die genau für diese Schuhe von diesem Hersteller wirbt. Das steigert die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde sich angesprochen fühlt und bei Ihnen einkauft.

Messbarkeit

Die Effektivität der Print-Kampagne lässt sich kaum messen: Wie viele Menschen haben die Anzeige gesehen? Wie viele hatten Interesse, kamen aber nicht. Warum? Wie viele haben tatsächlich auf die Anzeige hin gekauft. Bei denen, die in Ihren Laden kommen, können Sie nachfragen.

Google AdWords bietet eine Vielzahl an Informationen(tagesaktuell, für selbst definierte Zeiträume): Wie oft wurde die Anzeige angezeigt, wie oft angeklickt, wonach wurde gesucht? Welche Anzeige wurde wie oft geschaltet und war wie erfolgreich. In Kombination mit Google Analytics, das das Nutzerverhalten auf Ihrer Webseite erfasst können Sie sehen, wie lange jemand auf Ihrer Webseite war, an welcher Stelle er abgesprungen ist. Sie können auch Ziele festlegen („hat Kontakt aufgenommen“) und anzeigen lassen.

Wie fange ich am besten an?

Sie wollen kein Geld verschwenden und gerne Online-Werbung testen? Rufen Sie uns unter der 02205 7 36 91 0 an oder schreiben Sie uns eine eMail an info@epco.de – wir schauen auf Ihre Ziele und Ressourcen, um effektiv neue Kunden gewinnen zu können. Das erste Beratungsgespräch ist für Sie kostenfrei.

Selbst wenn Sie alles selbst machen wollen, lohnt sich der Kontakt mit uns: Oftmals können wir Ihnen attraktive Rabatte und Gutscheine für Google AdWords anbieten.